Markaların kampanyalarını tanıtma ve güncel gelişmelere dair duyuru yapma adına kişilere gönderdiği mesajlara ticari elektronik ileti adı verilir. Bu iletilerin gönderilmesi için öncelikle vatandaşlardan onay almak gerekir. Alınan izinlerin kaydedildiği veri tabanına ise İleti Yönetim Sistemi (İYS) denir. İleti Yönetim Sistemi’nin işleyişi ve nasıl kullanılacağına dair detayları bu yazıdan öğrenebilirsiniz.
İleti Yönetim Sistemi Nedir? Amacı Nedir?
İleti Yönetim Sistemi (İYS), ulusal veri tabanı sistemidir. Söz konusu kavram tüm hizmet sağlayıcılarının güncel ticari elektronik ileti onaylarını kaydetmelerini sağlar. Sistem üzerinden alıcılar onay verebilme hakkına sahiptir. Ayrıca mevcut onaylar için ret hakları da İYS üzerinden kullanılabilir. İleti yönetim sistemi sayesinde hizmet sağlayıcıları alıcıların verdiği izinleri saklayıp yönetebilir. Alıcılar, verdiği izinleri görüntüleyip reddedebilir ve şikâyette bulunabilir. Kamu kurumları da İYS sayesinde ileti şikâyetlerini değerlendirebilme hakkını saklı tutar.
Yüksek güvenlik standartlarına sahip İYS, ticari elektronik ileti izni alınmasına, reddetme hakkının kullanılmasına ve şikâyetle ilgili süreçlerin yönetilmesine müsaade eden veri tabanı sistemidir. Gerçek veya tüzel kişiler izin vermiş alıcılara SMS, sesli arama ya da e-posta yoluyla ulaşmak için ileti yönetim sistemine kayıt olmalıdır. İYS’nin temel amacı iletişim adresleri ve izinler gibi verilerin güvenliğini sağlamaktır. Sistemin hizmet sağlayıcılarına, kamulara ve alıcılara sundukları sayesinde tarafların ileti yönetiminde yaşadığı sorunların önüne geçilmesi amaçlanmaktadır.
Ticari İleti Yönetim Sistemi Nedir?
İlgili sistemin ne olduğunu ve hangi amaçla kullanıldığını anlayabilmek için öncelikle ticari elektronik iletinin anlamını bilmek gerekir. Ticari elektronik ileti telefon, çağrı merkezi, faks, akıllı ses kaydedici sistemler, otomatik arama makineleri, e-posta ve kısa mesaj hizmetidir. Ticari elektronik ileti yönetim sistemi ise sıralanan araçlarla tamamen dijital bir ortamdan alıcılarla haberleşmeyi mümkün kılar. Böylelikle hizmet sağlayıcıları için sisteme onay veren alıcılara kolayca ulaşmak mümkün hâle gelir.
Ticari ileti yönetim sistemi belli bir ürün veya mal satışı yapan firmaların müşterilerine ulaşabilmesi için tercih edebilecekleri en pratik yollar arasında sayılır. Sistem alıcılara gönderilecek iletiler öncesinde alınacak izinlerin güvenle saklanmasını sağlar. Üstelik İYS sayesinde müşterilerin tüm hareketleri her kanal için kayıt altında tutulur ve günlük olarak raporlanır. Bu da ticari faaliyet gösteren gerçek ya da tüzel kişilerin alıcılar hakkında güncel kalabilmesine yardımcı olur.
Vatandaş İleti Yönetim Sistemi Nedir?
İYS, tüketicilerin SMS, sesli arama ve e-posta gibi kanallarla istenmeyen elektronik iletilere maruz kalmamasına yardımcı olur. Sistem sayesinde alıcı statüsündeki vatandaşlar, izinlerini yöneterek istemedikleri iletileri reddederler. İYS 7 Ocak 2021 tarihinde vatandaşların bireysel kullanımına açılmıştır. Bu tarihten itibaren vatandaşlar sisteme giriş yaparak çıkış ve reddetme haklarını kullanıp şikâyet süreçlerini İYS üzerinden yönetebilirler. İYS, vatandaşlar için verilen izinleri görüntüleme, reddetme, onaylama ve şikâyet etme hakkı tanır.
Elektronik iletiyi sistem üzerinden onaylayan alıcılar dilediği zaman çıkış haklarını kullanabilir. Üstelik vatandaşlar hizmet sağlayıcısının ona ne zaman ve hangi kanalı kullanarak ulaşabileceğini de görüntüleme hakkına sahiptir. Buna bağlı olarak alıcılar verdiği izinleri tek tek düzenleyebilir. Vatandaş ileti yönetim sistemi, alıcıların istenmeyen elektronik iletilerle ilgili maruz kaldıkları problemlerin ortadan kaldırılmasına imkân tanır.
İYS (İleti Yönetim Sistemi) Nasıl Çalışır?
İleti yönetim sistemi, kamuyu, firmaları ve vatandaşları aynı veri tabanında buluşturur. Üç taraf da farklı aşamalardan geçerek İYS’ye dâhil olabilir. İYS’nin çalışma sistemi ve sunduğu hizmetler taraflara göre farklılık gösterir. Örneğin hizmet sağlayıcılar ilk olarak kayıt aşamasından geçmelidir. Kayıt işlemi tamamlandıktan sonra hizmet sağlayıcılar elektronik iletilerini sisteme onay vermiş alıcılara iletebilir. Alıcı statüsündeki vatandaşlar ise sisteme girerek kendilerine sunulan hizmetlerden yararlanabilir ve izinlerini yönetebilir. Ayrıca vatandaşlar diledikleri an sistemden çıkış yapabilme hakkına da sahiptir.
Kamu kurumları ise sistemi çoğu zaman denetimle ilgili konularda kullanır. Bu kurumlar, sisteme girerek alıcılar tarafından yapılmış ileti şikâyetlerini inceler. Sistem denetleyici makamlar için tüm izinleri zaman damgasıyla kayıt altına alınabilecek şekilde taşır. İYS sayesinde denetleme görevi olabildiğince hızlı ve hatasız gerçekleşir. Sisteme giriş yapmadan önce şirketlerin kayıt olması gerekir. Sistem firmalara kayıt için online ve manuel olmak üzere iki farklı yöntem sunar. Şirketinizin statüsüne ve tercihinize göre dilediğiniz kayıt işleminden yararlanarak ileti yönetim sistemine giriş yapabilirsiniz.
Sisteme giriş yaptıktan sonra sıra, topladığınız izinleri veri tabanına aktarmaya gelir. Bu esnada vatandaşların iletişim bilgileri ve onayın alındığı kaynak gibi detaylar eksiksiz olarak aktarılır. Ayrıca izin aktarma süreci bununla sınırlı değildir. İzinlerdeki değişimleri, sistemde eş zamanlı olarak düzenlemeniz gerekir. Onay aldığınız kişiler, iletişim tercihlerini daha sonra İYS üzerinden değiştirebilir. Bu durumda sizden söz konusu değişikliklere istinaden gerekli düzenlemeleri yapmanız beklenir.
İleti Yönetim Sisteminde Hangi Veriler Yer Alır?
İleti yönetim sistemini kullanabilmek için bazı verilerin paylaşımı zorunludur. İşlenen veriler haberleşmeyi çok daha basit ve pratik hâle getirir. Sistem üzerindeki veriler incelenerek elektronik onay alıp almama gerekliliği konusunda fikir sahibi olunabilir. Konuyu detaylıca irdelemeden önce İYS’de yer alan verileri sıralamakta fayda vardır.
- Telefon numarası ya da e-postadan oluşan iletişim adresi
- İzin tarihi
- Arama, mesaj ya da e-posta şeklinde belirtilen iletişim kanalı
- Alıcı tipi
- İzin kaynağı (elektronik ortam, sosyal medya, ıslak imzalı onay formu vb.)
Sıralanan veriler arasında alıcı tipini daha detaylı açıklamak gerekir. İleti yönetim sistemindeki verilerden biri olan alıcı tipi, bireysel ve tacir olmak üzere ikiye ayrılır. Tacir alıcı bir diğerine ileti gönderirken onay almak zorunda değildir. Ancak tacir ve esnaflar reddetme hakkını kullanırsa sadece o zaman elektronik iletiler izin çerçevesinde gönderilir. Tacir alıcının e-posta adresinin uzantısında firmanın ya da markanın adı yazar. departmanadı@şirketadı.com şeklindeki e-posta adresleri buna örnek olarak gösterilebilir.
Bireysel alıcı tiplerinde ise elektronik (mobil) iletiler her daim izin dâhilinde gönderilir. Bu noktada dikkat edilmesi gereken hususlardan biri de ad soyad ve firma ismiyle kullanılan iletişim adresleridir. Bu e-posta adresleri, çalışanınadısoyadı@şirket adı biçiminde olur. Şirkete bağlı olsa da genel bir e-posta olmadığı için bu gibi adresler bireysel alıcı tipine girer. Buna bağlı olarak elektronik ileti göndermeden önce karşı tarafın onayını mutlaka almak gerekir.
İYS (İleti Yönetim Sistemine) Kayıt Yaptırmak Zorunlu mudur?
SMS, e-posta ya da sesli arama gibi ticari elektronik ileti göndermek isteyen her tüzel ve gerçek kişi İYS’ye kayıt yaptırmak zorundadır. Elektronik ileti yönetim sistemine dâhil olan tacirler sadece onayı bulunan alıcılarla iletişime geçebilir. 4 Ocak 2020 tarihinde Resmî Gazete’de yayımlanan yürürlük, elektronik ileti göndermek isteyen herkesin söz konusu sisteme kayıt olmasını şart koşmuştur. Ayrıca sisteme geçiş yapıldıktan sonra başka kanallar aracılığıyla alınan izinlerin de İYS’ye mutlaka işlenmesi gerekir.
Elektronik ileti yönetim sistemi haricinde başka kanallardan alınan izinlerin ispat yükümlülüğü hizmet sağlayıcılarına aittir. İYS’den alınmayan izinler ve güncellemelerin hizmet sağlayıcı tarafından 3 iş günü içinde sisteme kaydedilmesi zorunludur. Belirtilen süre içerisinde sisteme kaydedilmeyen tüm izinler neden gözetmeksizin geçersiz sayılır. Buna bağlı olarak onay alınan kişilere ileti gönderme hakkı da ortadan kalkar.
İleti Yönetim Sistemi Paydaşları Kimlerdir?
Elektronik ileti sürecinde meydana gelen çeşitli sorunları ortadan kaldırmaya yardımcı olan İYS birden fazla tarafın kullanımına uygundur. Söz konusu iş ekosisteminin paydaşlarını öğrenmek ileti yönetim sistemi hakkında detaylı bilgi sahibi olmayı sağlar. İYS’nin paydaşları şu şekilde sıralanabilir:
- Hizmet sağlayıcılar: SMS, çağrı ve e-posta gibi araçları kullanarak ticari iletişim sağlayan tüzel ve gerçek kişiler hizmet sağlayıcı olarak bilinir. Müşterilerinize dijital ortamda da ulaşabilen ve hizmetleriniz hakkında ticari bilgilendirmede bulunan bir şirketseniz sistem özelinde hizmet sağlayıcısı olarak yer alırsınız.
- Kamu: İl Ticaret Müdürlükleri ve Ticaret Bakanlığı bu kategori altındadır.
- Alıcı: Alıcılar en genel ifadeyle ticari elektronik ileti gönderilen kişilerdir. Tek hesaptan izinlerini yönetebilme, değişiklik yapabilme hakkına sahiptir. Ayrıca alıcılar gerekli durumlarda şikâyet başvurusunda da bulunabilir.
- Operatör: Operatörler ticari elektronik ileti alıcıya gönderilmeden önce izin denetimi yapmakla yükümlü firmalar olarak bilinir.
- İş ortağı: Bu grup İYS’den entegrasyon hizmeti alır. Böylelikle kendi müşterilerine İYS hizmetlerinin kullanılması imkânını verir. İş veya çözüm ortakları olarak bilinir.
Paydaşlar noktasında özellikle hizmet sağlayıcılar için ek bir parantez açmak gerekir. Hâlihazırda bir hizmet sağlayıcısı olup iş ortağı yani entegratörle de çalışsanız İYS kaydınızı kendi başınıza yapmalısınız. Kayıt sonrasında çözüm ortaklarından yardım almak mümkün hâle gelir.
İYS Başvurusu Nasıl Yapılır?
Firmanız adına ileti yönetim sistemine kayıt başvurusunda bulunabilmeniz için öncelikle markanıza ait alan adı uzantılı e-posta adresine sahip olmalısınız. Gmail, yahoo veya hotmail gibi ücretsiz e-posta adresleri kayıt için geçersiz sayılır. Ardından MERSİS üzerinden bilgilerinizi güncellemeli ve Temel Hizmetler Kullanım taahhütnamesini e-imzanız aracılığıyla onaylamalısınız. Tüm bu adımlar tamamlandığında markanızı online bir şekilde ileti yönetim sistemine kaydetmiş olursunuz. Başvurular İYS’nin resmî web sitesi üzerinden yapılır.
İleti Yönetim Sistemi Nasıl Kullanılır?
İleti yönetim sistemi kullanımından faydalanmak için ilk önce kayıt olmak gerekir. Daha sonra ise sıra, sistem üzerinden iletiler için vatandaşlardan onay almaya gelir. İleti yönetim sistemi üzerinden izin talep etmek için SMS numarası, çağrı merkezi ya da kısa link aracılığıyla onay alma servisinden yararlanabilirsiniz. Onay geçerliliği bittiğinde ise sistem izinleri kayıt tarihinden itibaren 1 yıl boyunca saklamanıza müsaade eder. Onay sonrası süreçte hizmet sağlayıcılar aldıkları izinleri sisteme bildirmekle yükümlüdür. İleti yönetim sistemi de bildirilen onayları sisteme kayıtlı ve izin vermiş alıcılara ileti olarak gönderir. Alıcılar ise dilediği an izinlerini yöneterek iletileri reddedebilir.
İleti Yönetim Sistemine Veriler ve Belgeler Nasıl Eklenir?
İYS’ye başvuru yaparken kimliğinizi doğrulamak ve sisteme uygunluğunuzu kanıtlamak için birtakım belgeleri yüklemeniz gerekir. Bu belgeler şu şekilde sıralanabilir:
- Hizmet sağlayıcıya ait MERSİS numarası
- Ticari elektronik ileti gönderimi yapılan markaların tescil belgeleri
- Elektronik imzalı İleti Yönetim Sistemi Temel Hizmetler Kullanım Taahhütnamesi
- TC kimlik numarası
- Cep telefonu numarası
- Kurumsal e-posta adresi
- İlk yetkili tarafından imzalanmış belge (müştereken temsile yetki durumlarında)
Listelenen belgelerin şirkete ve imza yetkisi bulunan kişiye ait olması gerekir. Ayrıca tüm bu dokümanların yanı sıra şirket adına sahip olunan onaylı ve kayıtlı elektronik iletişim adresi sayısı da tarafınızdan talep edilir. Talep edilen belgeler başvuruyu yapan kişinin tüzel ya da gerçek olmasına göre değişiklik gösterir. Örneğin tüzel kişiler vergi kimlik numarası, ticaret sicil gazetesi, fatura adresi ve imza sirküleri gibi belgeleri ibraz etmek zorundadır.
Belirtilen tüm belgeler toplandığında İYS başvuru sayfasına giriş yapılmalıdır. İleti yönetim sisteminin resmî sitesi üzerinden başvuru ekranına kolayca ulaşabilirsiniz. Ardından gerekli bilgileri ekleyip belgelerinizi siteye yüklemeniz gerekir. Böylelikle İYS’ye doküman ekleme işlemini tamamlamış olursunuz.
SmartMessage İYS Modülü İle Neler Yapabilirsiniz?
İleti Yönetim Sistemi, toplanan izinlerin sisteme aktarılmasından yapılan değişikliklerin düzenli takibine kadar kapsamlı bir süreçtir. Özenle geliştirip sunduğumuz İYS çözümü sayesinde izinli iletişim verinizi sisteme kolaylıkla aktarabilirsiniz. SmartMessage Audience Manager ile izinli veri tabanınızda bulunan e-posta adreslerini ve GSM numaralarını yönetmeniz mümkündür. Ayrıca bu çözüm sayesinde hedef kitlenizin ve müşterilerinizin izinlerini güvenle saklayabilirsiniz.
Verilerin sisteme eksiksiz yüklenmesi gibi düzenli takibi de son derece önemlidir. İYS Modülümüz, iletişim izinlerini eş zamanlı olarak düzenleme imkânı tanır ve kişilerin yaptığı değişiklikleri takip etmenin operasyonel yükünü azaltır. Dilerseniz bu hizmetlere ek olarak SmartMessage Campaign Manager’dan da yararlanabilir, tüm ileti süreçlerinde %100 otomatik uyumluluk avantajı elde edebilirsiniz.
