Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (“KVKK”) 10. maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamında hazırlanmıştır.
Fatih Sultan Mehmet Mahallesi Balkan Cad. No: 62 A Ümraniye/İstanbul adresine mukim Veri Sorumlusu ODC İş Çözümleri Danışmanlık Ticaret A.Ş olarak (metnin devamında “SmartMessage” olarak anılacaktır) kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasında her türlü kişisel verinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”) kapsamında olması ve bu kanuna uygun şekilde işlenerek saklanması hususlarına önem vermekteyiz. Bu çerçevede Şirketimiz, ürün ve hizmetlerimizden yararlanan müşterilerimiz dahil ve fakat bunlarla sınırlı olmamak üzere potansiyel müşterilerimiz, çalışanlarımız, stajyerlerimiz, çalışan adaylarımız, hissedarlarımız, yetkililerimiz, tedarikçilerimiz, danışmanlarımız, işbirliği yaptığımız şirketler ve bunların çalışanları, hissedarları, yetkilileri, ziyaretçilerimiz ve şirketimizle irtibat halinde olan kişilerin verilerini “Veri Sorumlusu” sıfatıyla işlemektedir.
Kişisel Verileriniz Hangi Amaçla ve Hangi Hukuki Sebebe Dayanılarak İşleniyor:
Ticari ilişkinin kurulması ve/veya yürütülmesi kapsamında teklif ve sözleşmelere ilişkin müzakerelerin yürütülmesi ve sonuçlandırılması; iş sürekliliğinin sağlanması ve hizmetlere ilişkin sair iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi; denetim / iç denetim yönetimi; iş ortağı memnuniyet ve bağlılık yönetimi;pazarlama faliyetlerinin yürütülmesi, bilgi güvenliği yönetimi; talep / şikayet yönetimi; saklama ve arşiv yönetimi; organizasyon ve etkinlik yönetimi; yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve zorunlu yasal bildirimlerin yapılması da dahil hukuk işlerinin yürütülmesi süreçleri kapsamında işlenen kişisel veri kategorileriniz ile söz konusu kişisel verilerinizin işlenmesinin amaçları ve hukuki sebepleri ile toplanmaktadır.
- Kimlik Bilgileriniz: Ad soyadı, kimlik kartının ön yüzündeki bilgiler, , vergi numarası, imza;
- İletişim Bilgileriniz: Adres bilgisi, e-posta, telefon numarası;
- Finans Bilgileriniz: Banka hesap ve kart bilgileri, fatura ve borç bilgisi,
- Hukuki İşlem Bilgileriniz: Adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler,
- Mesleki Deneyim Bilgileriniz: Mesleki yeterliliğe ilişkin bilgiler.
- Talep ve şikayet verisi,
- Fiziksel Mekan Güvenliği Bilgileri (Giriş – çıkış kayıt bilgileri, kamera görüntü ve ses kayıtları),
- İşlem bilgileri (Ses kaydı, fiyat bilgisi, müşteri yorumları ve sohbet kayıtları).
Not: Sözleşme müzakeresi, akdi ve ifası süreçlerinde talep edilebilecek imza sirküleri ve sair belgelerde yer alan iş ortağı ve/veya çalışanlarına ait özel nitelikli kişisel verilerin (örn. din ve kan grubu bilgileri) Şirketimize iletilmemesi yahut karartılarak iletilmesi gerektiğini hatırlatmak isteriz.
İşlenen Kişisel Verilerinizin Aktarılması:
Kişisel verileriniz,
- Yasal düzenlemenin öngördüğü kapsamda faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi ve izin süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla Yetkili Özel Hukuk Tüzel Kişisi Olan İYS’ye,Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşlarına
- Toplanan kişisel verileriniz, açık rızanıza dayalı olarak sitemizi ziyaretiniz esnasında veya iş / ticari ilişkisi süresince tarafımızdan fiziki ve elektronik yöntemler ile işburada yazan amaçlara veya açık rızanıza dayalı olarak yurtiçinde (Türkiye’de bulunan SmartMesassage veritabanlarında) ve/veya yurtdışında bulunan (Batı Avrupa’da bulunan Google’ın veritabanları, Hollanda’da bulunan Microsoft Azure’un veri tabanları, Irlanda’da bulunan HubSpot veritabanı), ABD’de bulunan WordPress veri tabanlarında toplanmaktadır.
KVKK’nın kişisel verilerin aktarımına ilişkin 8. maddesindeki kurallar ve KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde öngörülen kişisel veri işlenmesinin hukuki sebeplerine uygun olarak ve gerekli teknik ve idari tebirler alınarak aktarılacaktır.
Kişisel Verilerinizin İşlenmesinin Hukuki Sebebi ve Toplanma Yöntemi:
SmartMessage ile iş ilişkiniz kapsamında, kişisel verilerinizi doğrudan tarafınızdan, tedarik hizmeti aldığımız ya da iş ortağı olunan firmadan ve yasal mercilerden olmak şartıyla internet, telefon, e-posta aracılığıyla ve fiziki, yazılı, sözlü ve elektronik mecralardan yukarıda belirtilen amaçlar dahilinde KVKK’nın 5. ve 8. madde hükümlerinde sayılan ve aşağıda yer verilen hukuka uygunluk sebeplerine dayanılarak otomatik ve otomatik olmayan yollarla işlenmektedir.
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,
- Veri sahibi tarafından alenileştirilmiş olması,
- Açık rıza.
Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Saklama Süresi
Kişisel verileriniz, kanunda veya ilgili mevzuatta verinin saklanması için bir süre belirlenmişse, söz konusu veri en az bu süre kadar saklanmak zorundadır. Kanunda veya ilgili mevzuatta bir süre öngörülmemişse; işlenme amaçlarıyla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmak kaydıyla etkinlik, program ve/veya projeye katılımınız gereği tarafınızla kurulan hukuki ilişkide öngörüldüğü biçimde ve gerekli olan süre boyunca saklanmaktadır.
KVKK Madde 11. Kapsamındaki Haklarınız ve Bize Başvuru Yöntemleriniz
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Madde 11 uyarınca aşağıda belirtilen haklara sahip olduğunuzu belirtmek isteriz:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinize aktarıldığını üçüncü kişilere bildirme,
- Yasa ve diğer düzenlemelerin ilgili hükümlerine uygun olarak verilerinizin işlenmiş olmasına rağmen, işlenmeyi gerektiren nedenlerinin ortadan kalkması veya imha edilmesinin istenmesi halinde kişisel verilerinizin silinmesi ve bu bağlamda aktarılan kişisel verilerinizin işlenmesi halinde üçüncü şahıslara bildirilmesini talep etme,
- İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
İlgili Kişi Olarak Haklarınızı Nasıl Kullanabilirsiniz?
Başvuru Yöntemi
Kişisel verileriniz ile ilgili başvuru ve taleplerinizi dilerseniz İlgili Kişi Başvuru Formu aracılığıyla;
- Duyuru Grubu Listesine kaydolduğunuz e-posta adresinden kvkk@smartmessage.com adresine elektronik posta göndererek,
- Kimliğinizi doğrulamamıza olanak verecek şekilde geçerli bir kimlik belgesini yanınızda bulundurarak bizzat SmartMessage’ın Fatih Sultan Mehmet Mahallesi Balkan Cad. No: 62 A Ümraniye/İstanbul adresine bizzat başvurup başvrunuzu fiziken teslim ederek,
- Islak imzalı ve imzanızı kontrol edebilmemiz için imza beyannamesi (herhangi bir ilişki kapsamında daha önce imzanızı doğrulayan bir belge ibraz etmişseniz ayrıca imza beyannamesi vermenize gerek bulunmamaktadır) ile birlikte Fatih Sultan Mehmet Mahallesi Balkan Cad. No: 62 A Ümraniye/İstanbul adresine iadeli taahhütlü veya benzeri bir yöntemle göndererek,
- Mobil imza veya güvenli elektronik imza ile imzalayıp adresine kvkk@smartmessage.com e-posta göndererek,
- odciscozumleri@hs02.kep.tr adresine KEP üzerinden bize iletebilirsiniz.
Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca, İlgili Kişi’nin, başvurusunda isim, soyisim, başvuru yazılı ise imza, T.C. kimlik numarası (başvuruda bulunan kişinin yabancı olması halinde uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası), tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon numarası ve faks numarası ile talep konusuna dair bilgilerin bulunması zorunludur.
İlgili kişi, yukarıda belirtilen hakları kullanmak için yapacağı ve kullanmayı talep ettiği hakka ilişkin açıklamaları içeren başvuruda talep edilen hususu açık ve anlaşılır şekilde belirtmelidir. Başvuruya ilişkin bilgi ve belgelerin başvuruya eklenmesi gerekmektedir.
Talep konusunun başvuranın şahsı ile ilgili olması gerekmekle birlikte, başkası adına hareket ediliyor ise başvuruyu yapanın bu konuda özel olarak yetkili olması ve bu yetkinin belgelendirilmesi (vekâletname) gerekmektedir. Ayrıca başvurunun kimlik ve adres bilgilerini içermesi ve başvuruya kimliği doğrulayıcı belgelerin eklenmesi gerekmektedir.
Yetkisiz üçüncü kişilerin başkası adına yaptığı talepler değerlendirmeye alınmayacaktır.
Kişisel Verilerinizin İşlenmesine İlişkin Talepleriniz Ne Kadar Sürede Cevaplanır?
Kişisel verilerinize ilişkin talepleriniz değerlendirilerek, bize ulaştığı tarihten itibaren en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde cevaplandırılır. Talebinizin kabul edilmesi veya gerekçesi açıklanarak reddedilmesi halinde cevabımız başvuruda belirttiğiniz adrese posta veya elektronik posta yolu başta olmak üzere eğer mümkünse talebinizin yapıldığı usulle size iletilir.
Bu Aydınlatma Metni SmartMessage tarafından yayımlandığı tarih itibariyle geçerli olacaktır. SmartMessage bu Aydınlatma Metni’nde, gerekli olduğu takdirde, her zaman değişiklik yapabilir. Yapılacak değişiklikler, Aydınlatma Metni’nin smartmessage.com kurumsal web adresinde yayımlanmasıyla birlikte geçerlilik kazanır.
