Fatih Sultan Mehmet Mahallesi Balkan Cad. No: 62 A Ümraniye/İstanbul adresine mukim Veri Sorumlusu ODC İş Çözümleri Danışmanlık Ticaret A.Ş olarak (metnin devamında “SmartMessage” olarak anılacaktır) kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasında her türlü kişisel verinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”) kapsamında olması ve bu kanuna uygun şekilde işlenerek saklanması hususlarına önem vermekteyiz. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuat uyarınca etkinliklerine kayıt ve katılımınız kapsamında işlenecek kişisel verileriniz hakkında ve ilgili mevzuat kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla bilgi sağlamaktayız.
Toplanan Verileriniz ve Verileri Toplama Amacımız:
1. Etkinliklere kayıt olmanız halinde toplanmakta olan verileriniz:
Kayıt sırasında paylaşmış olduğunuz aşağıda yer alan verileriniz etkinlik organizasyon süreçlerinin ve iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla KVKK m.5/2(f) meşru menfaat hukuki sebebine dayalı olarak işlenmektedir.
- Kimlik Bilgileriniz (ad ve soyad)
- İletişim Bilginiz (e-posta adresi, telefon numarası kurum ismi)
2. Etkinliklerinden haberdar olmak ve ticari elektronik ileti gönderimi için işlenmesine izin vermeniz halinde istemeniz halinde toplanmakta olan verileriniz:
Kayıt sırasında SmartMessage tarafından sunulan ürün ve/veya hizmetlerden haberdar olmak üzere e-posta adresinizin ve telefon numaranızın ticari elektronik ileti gönderimi için işlenmesine izin vermeniz halinde, aşağıda belirtilen bilgileriniz iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi ile mal/hizmet satış ve pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi amaçlarıyla KVKK m.5/1 açık rıza hukuki sebeplerine dayanılarak işlenecek ve İYS sistemine aktarılacaktır.
- Kimlik Bilgileriniz (ad ve soyad)
- E-posta Adresi
- Telefon Numarası
- İzin tarihi
- İletişim kanalı
- İzin kaynağı
3. Etkinliklerine katılım sağlamanız durumunda toplanmakta olan verileriniz:
Etkinliklere katılım sağlamanız için Zoom uygulamasına giriş yapmanız, etkinlik sırasında Q&A veya konuşma alanından bir mesaj iletmeniz halinde paylaşmayı tercih ettiğiniz aşağıdaki verileriniz organizasyon ve etkinlik süreçlerinin yürütülmesi amacıyla KVKK m.5/2(f) meşru menfaat hukuki sebebine dayalı olarak işlenecektir.
- Giriş yaparken sağladığınız ad, soyad (veya rumuz) ve e-posta adresi
- İletmeniz halinde, iletmiş olduğunuz mesaj/yorum/soru
Kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişiler:
Kişisel verileriniz,
- Yasal düzenlemenin öngördüğü kapsamda faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi ve izin süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla Yetkili Özel Hukuk Tüzel Kişisi Olan İYS’ye,
- Etkinlik organizasyon süreçlerinin yürütülmesi, talep ve şikayetlerin yürütülmesi ve iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi amaçlarıyla tedarikçilere
KVKK’nın kişisel verilerin aktarımına ilişkin 8. maddesindeki kurallar ve KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde öngörülen kişisel veri işlenmesinin hukuki sebeplerine uygun olarak ve gerekli teknik ve idari tebirler alınarak aktarılacaktır.
SmartMessage etkinliklerinin organize edilmesi sırasında sunucuları dünyanın çeşitli yerlerinde bulunan araçlar/uygulamalar (Zoom, Youtube, Microsoft Teams) kullanılmaktadır. Bu araçların kullanımı sırasında işlenmekte olan kişisel verilerinize ilişkin detaylı bilgiye ilgili araçların aşağıda bağlantıları paylaşılan kendi gizlilik politikalarından ulaşabilirsiniz.
- Çevrimiçi Video Konferans Platformu Hizmet Sağlayıcı – Zoom: Gizlilik Politikası
- Çevrimiçi Video Konferans Platformu Hizmet Sağlayıcı – Microsoft Teams
- Çevrimiçi Form Oluşturma Hizmet Sağlayıcı – WordPressCRM Hizmet Sağlayıcı-Hubspot
Kişisel Verilerinizin Saklandığı Süre
Kişisel verileriniz, kanunda veya ilgili mevzuatta verinin saklanması için bir süre belirlenmişse, söz konusu veri en az bu süre kadar saklanmak zorundadır. Kanunda veya ilgili mevzuatta bir süre öngörülmemişse; işlenme amaçlarıyla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmak kaydıyla etkinlik, program ve/veya projeye katılımınız gereği tarafınızla kurulan hukuki ilişkide öngörüldüğü biçimde ve etkinlik organizasyonu için gerekli olan süre boyunca saklanmaktadır.
Kişisel Verileriniz ile İlgili Kullanabileceğiniz Haklarınız Nelerdir?
Kişisel verilerinize ilişkin;
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
- KVKK mevzuatında öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
Eksik veya yanlış verilerin düzeltilmesi ile kişisel verilerinizin silinmesi veya yok edilmesini talep ettiğinizde, bu durumun kişisel verilerinizi aktardığımız üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkması durumunda sonuca itiraz etme ve
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde bu zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahipsiniz.
İlgili Kişi Olarak Haklarınızı Nasıl Kullanabilirsiniz?
Başvuru Yöntemi
Kişisel verileriniz ile ilgili başvuru ve taleplerinizi dilerseniz İlgili Kişi Başvuru Formu aracılığıyla;
- Duyuru Grubu Listesine kayıt olduğunuz e-posta adresinden kvkk@smartmessage.com adresine elektronik posta göndererek,
- Kimliğinizi doğrulamamıza olanak verecek şekilde geçerli bir kimlik belgesini yanınızda bulundurarak bizzat SmartMessage’ın Fatih Sultan Mehmet Mahallesi Balkan Cad. No: 62 A Ümraniye/İstanbul adresine bizzat başvurup başvrunuzu fiziken teslim ederek,
- Islak imzalı ve imzanızı kontrol edebilmemiz için imza beyannamesi (herhangi bir ilişki kapsamında daha önce imzanızı doğrulayan bir belge ibraz etmişseniz ayrıca imza beyannamesi vermenize gerek bulunmamaktadır) ile birlikte Fatih Sultan Mehmet Mahallesi Balkan Cad. No: 62 A Ümraniye/İstanbul adresine iadeli taahhütlü veya benzeri bir yöntemle göndererek,
- Mobil imza veya güvenli elektronik imza ile imzalayıp adresine kvkk@smartmessage.com e-posta göndererek,
- odciscozumleri@hs02.kep.tr adresine KEP üzerinden bize iletebilirsiniz.
Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca, İlgili Kişi’nin, başvurusunda isim, soyisim, başvuru yazılı ise imza, T.C. kimlik numarası (başvuruda bulunan kişinin yabancı olması halinde uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası), tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon numarası ve faks numarası ile talep konusuna dair bilgilerin bulunması zorunludur.
İlgili kişi, yukarıda belirtilen hakları kullanmak için yapacağı ve kullanmayı talep ettiği hakka ilişkin açıklamaları içeren başvuruda talep edilen hususu açık ve anlaşılır şekilde belirtmelidir. Başvuruya ilişkin bilgi ve belgelerin başvuruya eklenmesi gerekmektedir.
Talep konusunun başvuranın şahsı ile ilgili olması gerekmekle birlikte, başkası adına hareket ediliyor ise başvuruyu yapanın bu konuda özel olarak yetkili olması ve bu yetkinin belgelendirilmesi (vekâletname) gerekmektedir. Ayrıca başvurunun kimlik ve adres bilgilerini içermesi ve başvuruya kimliği doğrulayıcı belgelerin eklenmesi gerekmektedir.
Yetkisiz üçüncü kişilerin başkası adına yaptığı talepler değerlendirmeye alınmayacaktır.
Kişisel Verilerinizin İşlenmesine İlişkin Talepleriniz Ne Kadar Sürede Cevaplanır?
Kişisel verilerinize ilişkin talepleriniz değerlendirilerek, bize ulaştığı tarihten itibaren en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde cevaplandırılır. Talebinizin kabul edilmesi veya gerekçesi açıklanarak reddedilmesi halinde cevabımız başvuruda belirttiğiniz adrese posta veya elektronik posta yolu başta olmak üzere eğer mümkünse talebinizin yapıldığı usulle size iletilir.
Bu Aydınlatma Metni SmartMessage tarafından yayımlandığı tarih itibariyle geçerli olacaktır. SmartMessage bu Aydınlatma Metni’nde, gerekli olduğu takdirde, her zaman değişiklik yapabilir. Yapılacak değişiklikler, Aydınlatma Metni’nin www.smartmessage.com kurumsal web adresinde yayımlanmasıyla birlikte geçerlilik kazanır.
