Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (“KVKK”) 10. maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamında hazırlanmıştır.
1) Veri Sorumlusu ve Kişisel Verilerin Korunması
Veri Sorumlusu sıfatıyla ODC İş Çözümleri Danışmanlık Ticaret A.Ş olarak (“SmartMessage” olarak anılacaktır) kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasında her türlü kişisel verinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında olması ve bu kanuna uygun şekilde işlenerek saklanması hususlarına önem vermekteyiz. Bu çerçevede Şirketimiz, ürün ve hizmetlerimizden yararlanan müşterilerimiz dahil ve fakat bunlarla sınırlı olmamak üzere potansiyel müşterilerimiz, çalışanlarımız, stajyerlerimiz, çalışan adaylarımız, hissedarlarımız, yetkililerimiz, tedarikçilerimiz, danışmanlarımız, iş birliği yaptığımız şirketler ve bunların çalışanları, hissedarları, yetkilileri, ziyaretçilerimiz ve şirketimizle irtibat halinde olan kişilerin verilerini “Veri Sorumlusu” sıfatıyla işlemektedir.
2) Çevrimiçi Ziyaretçilerimiz
2.1. İşlenen Kişisel Verileriniz:
Kullanıcı adı ve şifreler, IP adresi ve başkaca internet üzerinden kimlik belirleyiciler, Hesap ayarları, tarayıcı türü ve sürümleri, zaman dilimi ve yer ayarları, uyumlu tarayıcı ekleri, türleri ve sürümleri, işletim sistemleri ve platformu, internet sitemize ve internet sitemizin kullanımına, ürünlere ve hizmetlere ilişkin bilgilere erişebilmek için kullandığınız aygıtlardaki diğer teknolojiler yer verilen amaç dahilinde Kanun’un 5, 8. ve 9. madde hükümlerinde sayılan ve aşağıda yer verilen hukuka uygunluk sebeplerine dayanılarak otomatik veya otomatik olmayan yollarla işlenmektedir.
2.2 Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları:
Web sitemizde, şüpheli eylemlerin tespiti yoluyla güvenliğin sağlanması, kullanıcıların tercihleri doğrultusunda işlevsellik ve performansın artırılması, ürünlerin ve hizmetlerin geliştirilmesi ve kişiselleştirilmesi ile bu hizmetlere ulaşımın kolaylaştırılması, sözleşmesel ve hukuki sorumlulukların yerine getirilmesi amaçlı çerezler kullanmaktadır.
2.3 Kişisel Verilerinizin İşlenmesinin Hukuki Sebebi
- Açık rızanızın bulunması,
- Kanunlarda açıkça öngörülmüş olması,
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
- Hukuki yükümlülüğün yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
- İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
3) Fiziksel Ziyaretçilerimiz
3.1 İşlenen Kişisel Verileriniz:
İş yerimizi ziyaretiniz kapsamında ad soyadı, TCKN, telefon, e-posta adresi, ziyaretçi giriş çıkış kayıt bilgileri, güvenlik kamera kayıtları, kablosuz internet erişimi talebi olması halinde ise; IP adresi, internet giriş-çıkış log kayıtları bilgileriniz işlenebilmektedir.
3.2 Kişisel Verilerinizin İşlenme Amacı:
- Yerleşke binasında güvenliğin sağlanması için kamera kaydı ile izleme yapılması,
- Yerleşke giriş çıkışlarına dair raporun tutulması amacıyla ziyaretçi bilgilerinin alınması,
- Misafirler için kablosuz internet ağının sağlanması.
3.3 Kişisel Verilerinizin İşlenmesinin Hukuki Sebebi
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, talep edilen ürün ve hizmetleri sunabilmek ve akdettiğiniz sözleşmelerinin gereğinin yerine getirilmesi,
- Hukuki yükümlülüğün yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
- İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
4. Tedarikçilerimiz
4.1 İşlenen Kişisel Verileriniz:
- Kimlik Bilgileri (Ad-Soyad, T.C./Vergikimlik no, İmza, Kimliğin ilk sayfasında yer alan bilgiler ).
- İletişim Bilgileri (Telefon no, Adres, E-posta adresi, Sosyal medya hesabı).
- Hukuki işlemlere dair bilgiler.
- Finans Bilgisi (Banka hesap bilgileri).
- Çağrı merkezi ses kaydı.
4.2 Kişisel Verilerinizin İşlenme Amacı:
- Tanıtım, pazarlama faaliyetlerinin gerçekleştirebilmek,
- Pazarlama analiz çalışmalarının yürütebilmek,
- İletişim faaliyetlerinin sağlayabilmek,
- Hizmet ve ürünlere yönelik teklif süreçlerini gerçekleştirebilmek,
- Talep / Şikayetlerin takibini gerçekleştirebilmek,
- Mevzuattan doğan yasal yükümlülüklerin ifası, hukuk, dava ve idari işlerinin yürütülmesi.
- Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütebilmek.
4.3 Kişisel Verilerinizin İşlenmesinin Hukuki Sebebi
- Kanunlarda açıkça öngörülmüş olma,
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması, Veri sahibi tarafından alenileştirilmiş olması,
- Açık rıza.
5. Müşterilerimiz/Potansiyel Müşterilerimiz:
5.1 İşlenen Kişisel Verileriniz:
- Kimlik Bilgileri. (Ad -soyad, T.C. kimlik no,vergi no, imza, kimliğin ilk sayfasında yer alan bilgiler)
- İletişim Bilgileri. (Telefon no, adres, e-posta adresi)
- Müşteri İşlemleri. (Ses kaydı, fiyat bilgisi, müşteri yorumları)
- Müşteri İşlem Verileri. (Sipariş ve talep bilgisi, senet ve çek bilgileri benzeri bilgiler)
- Görsel Kayıt Verileri. (Fotoğraf bilgisi)
- Çağrı merkezi ses kaydı.
- Mesleki deneyim verisi.
- Finans bilgisi. (Kredi kart bilgileri, IBAN numarası bilgileri,banka hesap bilgileri, fatura, borç, tahsilat bilgileri)
- Hukuki İşlem Bilgisi. (Uyuşmazlık durumunda dava dosya bilgileri, ihtarnameler ve adli/idari yazışmalarda yer alan veriler)
5.2 Kişisel Verilerinizin İşlenme Amacı:
- Hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi,
- Hizmet satış sonrası destek hizmetlerinin yürütülmesi,
- Hizmet tekliflerinin sunulması,
- Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi,
- İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi
- Müşteri ilişkileri yönetimi kapsamında kutlama ve tebrik amaçlı mail veya hediye gönderimi
- Organizasyon ve etkinlik yönetimi faaliyetlerinin yürütülmesi,
- Seyahat ve konaklama süreçlerinin yürütülmesi,
- Müşteriler hedef kitlenin belirlenmesi ve pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi,
- Finans ve muhasebe süreçlerinin yürütülmesi,
- Reklam, kampanya ve promosyon süreçlerinin yürütülmesi,
- Bordrolama/bütçe raporlama süreci,
- Hukuki süreçlerin yürütülmesi,
- Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi,
- Saklama ve arşiv faaliyetlerinin Yürütülmesi,
- Sözleşme ve üyelik Süreçlerinin Yürütülmesi,
- Taleplerin yönetilmesi.
5.3 Kişisel Verilerinizin İşlenmesinin Hukuki Sebebi
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,
- Veri sahibi tarafından alenileştirilmiş olması,
- Açık rıza.
6. İş Ortaklarımız
6.1 İşlenen Kişisel Verileriniz:
- Kimlik Bilgileriniz: Ad soyadı, kimlik kartının ön yüzündeki bilgiler, TCKN, pasaport numarası, vergi numarası, imza,
- İletişim Bilgileriniz: Adres bilgisi, e-posta, telefon numarası,
- Finans Bilgileriniz: Banka hesap ve kart bilgileri, fatura ve borç bilgisi,
- Hukuki İşlem Bilgileriniz: Adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler,
- Çağrı merkezi ses kayıtları,
- Mesleki Deneyim Bilgileriniz: Mesleki yeterliliğe ilişkin bilgiler.
6.2 Kişisel Verilerinizin İşlenme Amacı:
- Mal ve hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi,
- İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi,
- Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi,
- Denetim faaliyetlerinin yürütülmesi,
- Mevzuattan doğan yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
- Hukuk, dava ve idari işlerinin yürütülmesi,
- Muhasebe süreçlerinin yürütülmesi,
- Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi.
6.3 Kişisel Verilerinizin İşlenmesinin Hukuki Sebebi
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,
- Veri sahibi tarafından alenileştirilmiş olması,
- Açık rıza.
7. Santral Süreçleri /Çağrı Merkezi Aydınlatma Beyanı
Kişisel verileriniz, Şirketimiz tarafından tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla, elektronik ortamdan Şirketimiz santrali / telefonu vasıtasıyla toplanmaktadır.
7.1 İşlenen Kişisel Verileriniz:
- Kimlik Bilgileri (Ad, Soyad, T.C./Vergi kimlik no, Kimliğin ilk sayfasında yer alan bilgiler)
- İletişim Bilgileri (Telefon no, Adres, E-posta adresi)
- Özlük Bilgisi (Meslek)
- Müşteri İşlemleri (Ses kaydı, Fiyat bilgisi, Müşteri yorumları, Chat kayıtları)
- Finans Bilgisi (Kredi Kart bilgileri, IBAN numarası bilgileri)
- Talep/Şikayet Verisi
- Hukuki İşlem Verisi
- Görüşmeler sırasında kendi rızanızla vermiş olduğunuz bilgiler
7.2 Kişisel Verilerinizin İşlenme Amacı:
- Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi,
- İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi,
- İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi,
- İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
- Mal / Hizmet, Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi,
- Müşteri İlişkileri Yönetim Süreçlerinin Yönetilmesi,
- Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi,
- Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi,
- Talep / Şikayetlerin Takibi,
- Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini,
- Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi,
- Yargısal ve idari süreçlerin yürütülmesi,
- Firmanın kanuni yükümlülüklerin yürütülmesi
- İleride doğması muhtemel olan uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılabilmesi
Amaclarıyla sınırlı olarak; telefon görüşme ses kayıtlarının tutulması ve görüştüğünüz yetkili tarafından alınacak notlar aracılığıyla tamamen veya kısmen otomatik yollarla
tarafımızdan işlenmektedir. İşlenen kişisel verileriniz, hukuki uyuşmazlıklarda delil olması veya ODC İş Çözümleri olarak kanuni yükümlülüklerimizin yerine getirildiğinin ispatı amaçları ile resmi kurum veya kuruluşlarla paylaşılabilecektir.
7.3 Kişisel Verilerinizin İşlenmesinin Hukuki Sebebi:
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,
- Veri sahibi tarafından alenileştirilmiş olması,
- Açık rıza.
Aydınlatma beyanında yer alan bilgiler, şirketimizin işleme faaliyetlerinin geneline uygulanabilir olan hususları içermekte olup gerekli olduğu durumlarda veya durumun niteliğine bağlı olarak özel aydınlatma beyanları sözkonusu olduğunda ilgili kişilere ayrıca sunulmaktadır. Çalışan ve aday çalışan aydınlatma metinleri ile web üzerinden yapılacak işlemlere ilişkin etkinlik aydınlatma beyanı, iş ortaklığı süreçlerine ilişkin aydınlatma beyanı ve müşteri aydınlatma beyanlarında aşağıdan ulaşabilirsiniz.
Aday Çalışan Aydınlatma Beyanı
İş Ortaklığı Süreçleri Aydınlatma Beyanı
9. Kişisel Verilerin Aktarımı
Toplanan kişisel verileriniz; yukarıdaki belirtilen amacın gerçekleştirilmesi kapsamında, kanunen yetkili kamu kurumlarına ve iş birliği içerisinde olduğumuz şirketlere, hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirebilmemiz ve sunduğumuz hizmetlerden faydalanmanız için KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen şartlar ve amaçlar dahilinde aktarılabilecektir. Toplanan kişisel verileriniz, açık rızanıza dayalı olarak yurtiçinde ve/veya yurtdışında bulunan veritabanlarında (Batı Avrupa’da bulunan Google’ın veritabanları, Hollanda’da bulunan Microsoft Azure’un veritabanları, Irlanda’da bulunan HubSpot veritabanı) toplanmaktadır.
10. Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Saklama Süresi
Kişisel verileriniz, ziyaretiniz esnasında veya iş / ticari ilişkisi süresince tarafımızdan fiziki ve elektronik yöntemler ile işburada yazan amaçlara veya yurtiçinde ve/veya açık rızanıza dayalı olarak yurtdışında bulunan veritabanlarında (Batı Avrupa’da bulunan Google’ın veritabanları, Hollanda’da bulunan Microsoft Azure’un veritabanları) toplanmaktadır.
Kişisel verileriniz ilgili mevzuatta bir süre öngörülen veya işleme amaçlarının gerektirdiği süreler boyunca saklanır. Verileriniz, veri işlemeyi gerektirecek hukuki sebeplerin ortadan kalkması halinde, resen veya sizin talebiniz ile silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
11. Kişisel Veri Sahibinin 6698 sayılı Kanun’un 11. Maddesinde Sayılan Hakları
Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi aşağıda düzenlenen yöntemlerle iletmeniz durumunda SmartMessage talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandıracaktır.
Bu kapsamda kişisel veri sahipleri;
- Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- 6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.
Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanma ile ilgili talebinizi, 6698 sayılı Kanunu’nun 13. maddesinin 1. fıkrası ve 30356 sayılı ve 10.03.2018 tarihli Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ gereğince Türkçe ve yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza ya da SmartMessage’a daha önce bildirilen ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle iletebilirsiniz. Başvurularda sadece başvuru sahibi kişi hakkında bilgi verilecek olup diğer aile fertleri ve üçüncü kişiler hakkında bilgi alınması mümkün olmayacaktır. SmartMessage’ın cevap vermeden önce kimliğinizi doğrulama hakkı saklıdır.
Başvurunuzda;
- Adınızın, soyadınızın ve başvuru yazılı ise imzanızın,
- Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numaranızın, yabancı iseniz uyruğunuzun, pasaport numaranızın veya varsa kimlik numaranızın,
- Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresinizin,
- Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numaranızın,
- Talep konunuzun
bulunması zorunlu olup varsa konuya ilişkin bilgi ve belgelerin de başvuruya eklenmesi gerekmektedir.
Yazılı olarak yapmak istediğiniz başvurularınızı, gerekli belgeleri ekleyerek veri sorumlusu olan Şirketimizin Fatih Sultan Mehmet Mahallesi Balkan Caddesi No: 62/A 34771 Ümraniye-İstanbul adresine yapabilirsiniz. Başvuru formuna buradan erişebilirsiniz.
E-posta yoluyla yapmak istediğiniz başvurularınızı kvkk@smartmessage.com e-posta adresine yapabilirsiniz. KEP yoluyla yapmak istediğiniz başvurularınızı odciscozumleri@hs02.kep.tr KEP adresimize yapabilirsiniz.
Talebinizin niteliğine göre kimlik tespitine olanak sağlayacak bilgi ve belgelerin eksiksiz ve doğru olarak tarafımıza sağlanması gerekmektedir. İstenilen bilgi ve belgelerin gereği gibi sağlanmaması durumunda, SmartMessage tarafından talebinize istinaden yapılacak araştırmaların tam ve nitelikli şekilde yürütülmesinde aksaklıklar yaşanabilecektir. Bu durumda, SmartMessage kanuni haklarını saklı tuttuğunu beyan eder. Bu nedenle, başvurunuzun talebinizin niteliğine göre eksiksiz ve istenilen bilgileri ve belgeleri içerecek şekilde gönderilmesi gerekmektedir.
Başvurular,
Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından alınacak karar ile bir ücret tarifesi yayınlamadığı sürece ücretsiz olarak yapılacaktır. Başvurulara verilecek cevapların 10 (on) sayfayı aşması halinde, her sayfa için 1,00 (bir) TL işlem ücreti alınacaktır. Cevabın CD, flash bellek gibi kayıt ortamında verilmesinin istenmesi halinde, istenen kayıt ortamının maliyetine göre ücret talep edilecektir. Talep ettiğiniz konuda başkası adına hareket ediyorsanız bu konuda özel olarak yetkili olmanız ve yetkinizin belgelendirilmesi, başvurunun kimlik ve adres bilgilerini içermesi ve başvuruya kimliğinizi tevsik edici belgelerin eklenmesi gerekmektedir.
Bu Aydınlatma Metni SmartMessage tarafından yayımlandığı tarih itibariyle geçerli olacaktır. SmartMessage bu Aydınlatma Metni’nde, gerekli olduğu takdirde, her zaman değişiklik yapabilir. Yapılacak değişiklikler, Aydınlatma Metni’nin www.smartmessage.com kurumsal web adresinde yayımlanmasıyla birlikte geçerlilik kazanır.
